お詫び の 文章。 社外へのお詫びのビジネス文書・メールの書き方を例文付きで解説

お詫び状/詫び状/謝罪文》例文/書き方/封筒/お詫び文/お客様/個人/ビジネス

お詫び の 文章

「謝罪メール」の書き方のポイント 謝罪メールだけでは不十分なケースもある ビジネスで謝罪する場面は数多くありますが、ミスの内容や度合いによって、電話や手紙で謝罪したり、相手先に訪問して謝罪したりするなどさまざまなケースがあります。 メールで謝罪する場合でも、「のちほど改めてお電話をさせていただきます」と添えて、ひとまずの第一報をメールで入れ、その後電話で謝罪が必要な場合もあります。 謝罪の場面では、まず相手の気持ちになって考え、適切な対応を選ぶとともに、迅速な対応をとるように心掛けることが大切です。 「お詫びの言葉」で始め、「お詫びの言葉」で結ぶ メールで謝罪する時は、書く順序が大切です。 お詫びの言葉を尽くしますが、言い訳などの余計な事は書かず、簡潔に記すこともポイントです。 相手から連絡が入っての謝罪の場合は、連絡をいただいたお礼も忘れずに述べます。 謝罪メールの「返信」は簡潔に 謝罪メールを受け取った時は、気にしないようにと伝えるために返信することもあります。 そのような時は、これで終了しましょう、という意味を伝えるためにも、長々と書かずに簡潔に記すとよいでしょう。 例:「ご丁寧なメールをいただき、ありがとうございます。 お互い様でございますので、却って恐縮しております。 今後ともよろしくお願いいたします。 」 「謝罪メール」の構成と書き方 謝罪メールの書き方を「件名」「挨拶の言葉」「本文」「締めの言葉」の構成ごとに説明します。 「件名」:何のお詫びか一目でかわる件名をつける 謝罪メールの件名には、何のお詫びなのかが一目でわかる件名をつけます。 例えば「お詫び」だけでなく「〇〇のお詫び」というように具体的に内容を示します。 「挨拶の言葉」:感謝の言葉 出だしは、通常のメールと同じように「いつもお世話になっております」などの感謝の挨拶文を書きます。 返信メールであれば「ご連絡いただき、ありがとうございます」と連絡をいただいたことへのお礼を述べます。 「本文1」:お詫びの言葉 挨拶の言葉のあとの本文には、まずお詫びする内容の説明と謝罪の言葉を書きます。 「このたび〇〇が発生し、ご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございません。 」などです。 「本文2」:原因と解決策の報告 次に事態が起こった原因の報告と、今後の解決策を示します。 なぜこのようなことが起こったのかを説明することで納得していただき、すでに対策をとったことを報告して安心していただくためです。 「〇〇が原因であることが判明いたしました。 」「今後はこのようなことがないよう、〇〇の対策をとります。 」などのように書きます。 「締めの言葉」:もう一度お詫びの言葉 締めの言葉は「このたびの件につきまして、謹んでお詫び申し上げます。 」などと、最後にもう一度お詫びの言葉を述べて、礼を尽くします。 「謝罪メール」のビジネス例文 状況別に、謝罪メールの例文を紹介します。 サービストラブルのお詫び(複数のお客様あて) 件名:〇〇サービス システムトラブルのお詫び お客様 各位 日ごろより、弊社〇〇サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。 このたび〇月〇日から〇月〇日にかけて、サービスの一部がご利用いただけない状況が発生しておりました。 お客様には大変ご迷惑をおかけしまして、申し訳ございません。 原因を調査しましたところ、弊社のシステムに障害が発生したことによる不具合であったことが判明いたしました。 〇月〇日中には不具合を解消し、正常にサービスがご利用できる状態になっておりますのでご安心くださいませ。 今後このようなことがないよう、現在、システムの見直しを行っております。 このたびはご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。 今後も変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。 (メール署名) 製品が破損していたことへのお詫び(お客様あての返信) 件名:【〇〇破損のお詫び】Re:〇〇が壊れていました 〇〇様 ご連絡をいただきましてありがとうございます。 このたびは、お買い上げいただきました弊社の商品が破損していたとのこと、大変申し訳ございません。 ご不快な思いをさせてしまいましたことを心からお詫び申し上げます。 ただいま状況を確認いたしましたところ、配送センターの担当者の不注意で取り扱いにミスがあったことが判明いたしました。 まことに申し訳ございません。 今後はこのような不手際が起きないよう、配送手順の徹底をスタッフ全員に指示したところでございます。 明日はご在宅とのことですので、〇月〇日、午前中着の便にて、新しい商品を手配させていただきました。 度々のお手数をおかけいたしますが、何とぞお受け取りのほど、お願いいたします。 このたびの件につきまして、深くお詫び申し上げるとともに、ご連絡いただきましたことへのお礼を申し上げます。 今後とも、弊社製品のご愛顧を賜りますようお願いいたします。 (メール署名) 連絡忘れをしていたことの上司へのお詫び 件名:〇月〇日ご連絡漏れのお詫び 〇〇部長 お疲れ様でございます。 実は〇月〇日に送りましたメール「件名:〇〇のご連絡」の内容に、連絡漏れがございました。 初歩的なミスで大変申し訳ございません。 すでにご連絡済であると勘違いしたことが原因です。 大変失礼いたしました。 今後はこのようなことが無いよう、ご報告内容を時系列で管理してまいります。 お手数ですが、下記事項の追加をお願いいたします。 ・… ・… ご面倒をおかけし、申し訳ございません。 本日、〇月〇日〇時に私からお送りしたメール(件名:〇〇について)は、誤送信でございます。 社内の者へのメールが突然送られ、困惑なさったのではないかと存じます。 まことに申し訳ございませんでした。 大変お手数ですが、破棄してくださいますようお願いいたします。 今後はこのようなことがないよう、十分注意してまいります。 不手際をご容赦くださいませ。 大変失礼いたしました。 〇〇です。 さきほどお送りしたメールに添付ファイルをつけるのを失念しておりました。 大変失礼しました。 改めてファイルを送りますので、ご確認をよろしくお願いいたします。 今後このような初歩的なミスがないように気をつけてまいります。 申し訳ございませんでした。 txt」 ーーーーーーーーーーーーーーーー (メール署名) 「お詫びの言葉」のフレーズ集 謝罪の表現には、過失の度合いに適した言葉使いがあります。 過失や状況の軽重ごとに、一般的なフレーズを紹介します。 「軽い謝罪」に適したフレーズ• 失礼しました。 例:お返事が遅くなり、失礼しました。 申し訳ありません 例:ご連絡が遅れてしまい、申し訳ありません。 お詫びいたします。 例:ご迷惑をおかけしましたことをお詫びいたします。 反省しております。 例:私の考えが及ばなかったことを反省しております。 私の不注意で 例:私の不注意でご迷惑をおかけしたことをお詫びいたします。 お許しください。 例:不手際がありましたことをお許しください。 「中程度の謝罪」に適したフレーズ• 大変/まことに失礼いたしました。 例:行き違いがございまして、大変失礼いたしました。 申し訳ございません。 例:ご連絡が遅れてしまい、申し訳ございません。 お詫びの言葉もございません。 例:ご心配をおかけしてしまい、お詫びの言葉もございません。 ご迷惑をおかけいたしました。 例:このたびはご迷惑をおかけいたしまして、まことに申し訳ございません。 「重い謝罪」に適したフレーズ• ご容赦くださいますようお願い申し上げます。 例:この度の件につきまして、何とぞご容赦くださいますようお願い申し上げます。 心より謝罪いたします/謝罪申し上げます。 例:製品に不具合がございましたこと、心より謝罪申し上げます。 謹んでお詫び申し上げます。 例:このたびの弊社の不手際を大変申し訳なく存じます。 謹んでお詫び申し上げます。 猛省しております。 例:ご迷惑をおかけしましたことを、関係者一同猛省しております。 弁解のしようもございません。 例:このたびの弊社の不手際につきましては、弁解のしようもございません。 まとめ ビジネスにはトラブルがつきものです。 謝罪する場面は日常的に発生しますが、トラブルの重さや状況を判断して、適切な謝罪方法を選択することが重要です。 特にお客様への謝罪では、状況によってはメールのみの謝罪は伝え方を間違うとさらに大きなトラブルに発展する可能性があります。 メールとあわせて電話や書面での謝罪なども同時に検討し、柔軟な対応を心がけましょう。

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お詫び状の書き方!個人間・組織から個人などのパターン別 例文付き [手紙の書き方・文例] All About

お詫び の 文章

詫び状とは? こちらの非を認め謝罪する公式の文章 ビジネスシーンにおいて、何かしらトラブルが起こった際、こちらに非がることを認める文章が「詫び状」です。 お客様や取引先に対して謝罪の意を伝え信頼関係を取り戻すために作成します。 相手に直接会えない場合には、手紙やメールで送ります。 送る相手は社内や社外、個人など様々な場合があります。 「詫び状」はこちらの非を認める公式な文章になります。 ですから必ず責任がこちらにあると明確になってから出す必要があります。 こちらの非が明らかではない場合に安易に出すのは控えましょう。 詫び状の書き方4つのポイント 「詫び状」はこちらに責任があることがはっきりしてから書く文章です。 ですから言い訳や相手の非を書いてはいけません。 全体の流れ 書き始めは「謹啓」「急啓」などの頭語の後、謝罪の言葉でお詫びするのが適切です。 謝罪文章なのでビジネス文章一般にあるような時候の挨拶などは必要ありません。 その後、なぜそのようなことになったのかの原因を伝えます。 最後に今後の対策とそれに向けた決意を記し再度お詫びの言葉で終えるのが一般的です。 それでは「詫び状」についてどのようなことに注意して書けば良いのか4つのポイントをご説明します。 なるべく早く出す 「詫び状」は出すタイミングが非常に重要です。 先延ばしにせずにこちらが謝らなくてはいけない状況になったらできるだけ早く出すようにしましょう。 早ければ早いほど相手に誠意が伝わりやすいです。 書状を書く前に、電話でもいいので、ひと言お詫びの言葉を直接伝えることも効果的です。 その後、正式なお詫びを書くようにすれば、こちらの誠意も伝わりやすくなります。 相手から求められてから「詫び状」を出すようなことになれば信用の回復も遅れますし、今後の付き合いに支障をきたすこともあります。 わかりやすく正しく原因を説明する 先ほどに書きましたが「詫び状」はこちらの非を認める正式な文章です。 ですから、言い逃れや嘘は書かないように注意してください。 自分の非を認め、だらだらと弁解せず、一方的な釈明をしないようにしましょう。 素直に非を認め謝ることが大切です。 事実を丁寧に伝え、どうしてそうなったのか原因を簡潔に書きましょう。 誠実に謝罪の気持ちを伝える 「詫び状」を書く際には、おきてしまったことをごまかさず心から謝罪の意を伝えるようにしましょう。 必要以上にへりくだった表現は使わないように注意してください。 そのような表現は文章全体が冗長になるだけではなく、逆に不信感を抱かせることがあります。 ただ謝るだけではなく、再発防止策について記載することも相手に誠意を伝える上で重要です。 封筒の書き方に注意する 「詫び状」では無地で白の封筒を使います。 注意が必要なのは、決して封筒に「詫び状在中」と書くなどしてはならないということです。 相手に「詫び状」だと分かった方が親切なように思えますが、「詫び状」の場合は相手に分からないように送るのが礼儀とされています。 宛名、住所については通常の手紙のように記載します。 詫び状の例文 納期遅れに関する詫び状 拝啓 平素は、格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。 この度の納期遅れは、私どもの不注意が原因でありますことは明白でお詫びの余地がございません。 心よりお詫び申し上げます。 お急ぎのところ、まことに申し訳ありません。 貴社へご迷惑をおかけすることは重々承知しておりますがご理解いただけますようお願い申し上げます。 まずは、書面にて納期に関するお詫びとお願いを申し上げます。 敬具 クレームへの詫び状 拝啓 平素は、格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。 このたびは弊社担当者の接客態度につきましてご無礼があり不愉快な気持にさせてしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。 早速、本人に指導を行うとともに、社員育成担当へ社員教育について徹底するように指示をいたしました。 この度のことに、本人にも深く反省しておりますので、どうかご容赦くださいますよう伏してお願い申し上げます。 これからも何かお気づきのことがございましたら、ご指摘いただきたくよろしくお願い致します。 まずは書中にてお詫び申し上げます。 敬具 破損・遅延に関する詫び状 拝啓 貴社におかれましてはいよいよご隆盛のこととお慶び申し上げます。 平素は、格別のお引き立てをいたさき、お礼申し上げます。 先日、ご連絡をいたしましたが、借用中の車両を私の不注意により車両前方右のヘッドライトを壊してしまったこと、深くお詫び申し上げます。 折角のご厚意にかかわらず、私の不注意でこのようなこととなり、弁解の余地もなく、申し訳なく存じます。 当然、弊社の責任で破損したヘッドライトの修理費を弁償させていただきたく、その支払に関しましては、別途ご相談させていただきたく存じます。 多大なご不便をおかけしますこと、深くお詫び申し上げるともに、どうかお許しいただきますよう伏してお願い申し上げます。 本来、直接お伺いしてお詫びすべきところですが、まずは書面にてのお詫び申し上げます。 改めてヘッドライト破損のお詫びと補償についてご相談にお伺いさせていただきますが、お時間をいただけますようお願い申し上げます。 敬具 まとめ ビジネスにおいて全てがうまくいくことは少なく、時に失敗して周りに迷惑をかけてしまうことがあります。 そういった時は迅速に誠意ある謝罪をすることが大切です。 上手に対応することでさらに信頼を勝ち得ることもできます。

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お詫びする文章について

お詫び の 文章

誤りに気づいたら出来るだけ早く、言い訳にならぬよう心から非礼をわびるのが第一 詫び状というものは、お礼やお祝いといった手紙に比べると非常に書きにくいものです。 それだけにあとに延ばせば延ばすほど、ますます書きにくくなります。 こちらの誤りに気付いたらすみやかに謝罪することが第一ですが、いくら手っ取り早いからといっても、いつでも電話一本で済むものではありません。 電話で謝罪をしても、改めて先方に出向いたり、詫び状を送る必要がある場合もありますし、そのほうが丁寧といえるでしょう。 礼儀は信頼を守るうえで大切なものです。 ビジネスでのお詫びも友人や知人宛へのお詫びも、多少書式の違いはあっても、まず誠意をもって詫びることが一番の基本です。 <目次>• お詫び状文例1:注文品の誤送のお詫び 拝復 平素は格別のご高配にあずかり、厚く御礼申し上げます。 商品に誤りのないよう再度確認をするなど基本でございますのに、当方の注意不足でございまして、まことに申し訳ございません。 急ぎお届けすべきところを恐れ入ります。 月曜日にお電話申し上げ、ご指定のお日にちにお届けいたします。 今後は確認作業をいっそう徹底いたしますので、なにとぞお許しくださいますよう、お願い申し上げます。 おわび、ご連絡にて失礼いたします。 お返しするのが遅れてしまい、申し訳ございません。 お陰様で、夏休みの自由研究もやっと出来上がったようです。 お届けをと思いましたが、お言葉に甘え郵送させていただきます。 気持ちばかりのものですが、お菓子皆さんで召し上がってくださいませ。 お詫び状の書き方のポイント・注意点 詫び状の難しさは冒頭で述べた通り、出すタイミングや決断がつきにくいという点です。 抗議や苦情が起きぬよう、早めの決断、対応を心がけ、タイミングを逃さないように努めましょう。 詫び状というものは、不注意や過失などにより相手になんらかの迷惑や損失をかけてしまった場合に書くものですから、言葉遣いにもいっそうの注意が必要です。 「すいません」(正しくは「すみません」)など、普段の言葉がうっかり出てしまわないように、それにふさわしい表現を選ぶことも相手に対する礼儀です。 たとえば、「すみません」もお詫びの言葉のひとつですが、どちらかと言うと軽いお詫びの気持ちを表したり、相手と親しいような場合に使うことが多いでしょう。 例)「うっかり曲がり角を間違えてしまい、すみません」「細かいのがありませんで、すみません」など。 それに比べて、「たいへん失礼をいたしました」「こちらの不手際でまことに申し訳ございません」などの表現のほうが、丁寧で改まった印象を持ちます。 今後の付き合いや取り引きなど相手との関係が悪くならないように、すみやかに謝る。 決して責任を転嫁したり、言い訳にならぬよう、自分自身の非礼を誠意をもって詫びる姿勢と言葉遣い、それらに注意して述べましょう。 お約束の日にちが過ぎてしまい、まことに申し訳ございません• せっかくのご厚意に対して、なんと申し訳ないことをしてしまったのかと悔やんでも悔やみきれません• 自分のだらしなさに恥じ入るばかりです• 今後はこのようなことのないよう十分注意いたします• 今後はこれまで以上に注意をしてまいりますので• 今回に限りましてはどうかお許し下さいますよう• なにとぞご容赦のほど• ご寛大なご処置を• ご理解を賜りますようお願い申し上げます• 切にお願い申し上げます ……など。 【関連記事】•

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